大きな表からデータを探す（EXCEL）

大きな表から条件に合うデータを探し出すのは大変！

エクセルで表を作り、さまざまなリストを管理することが良くあります。顧客リストであったり、作業の履歴だったりさまざまですが、手軽に作ることができるというのが魅力です。なんたって表を作ってひたすら打ち込めばいいのですからね。

でもその表が巨大になると、過去に入力したデータを探し出すのが大変。リフォーム工事の履歴リストから台所のリフォームだけを抜き出したり、社員の名簿から勤続10年、20年というキリ番の社員だけを抜き出したりと、目を皿のようにして名簿にマーカーで線を入れたりしていませんか？

以前、条件付き書式でこのようなデータを目立たせるということをしましたが、今回は「オートフィルター」という機能で、条件に合うデータだけを抜き出すことをしてみようと思います。あまりの簡単さと便利さに叫び声を上げないように注意してくださいね。

オートフィルタは便利で簡単

これが今回使用するデータです。大きな表を用意するのは大変なのでこれで勘弁してください。なんだか変なリストですよね。

さて、この表からさまざまな条件に合致するデータを抜き出すわけですが、その前にオートフィルタを設定します。

やりかたはいたって簡単。上のメニューから「データ（D)」→「フィルタ（F)」→「オートフィルタ（F)」とクリックします。

たったこれだけです。表の一番上の行の各項目（「氏名」、「年齢」、「血液型」・・・）の右端に下向き三角のボタンが付きました。これがフィルタです。

ではさっそく使って見ましょう。ためしに血液型がO型の人だけを抽出してみます。

血液型の右にあるボタンをクリックすると、このようにドロップダウンリストが表示されます。このリストの中から「O」とかかれた部分をクリックします。すると表の中で、血液型の列にOが入力されている人だけが表示されます。それ以外の人は消えてしまいます。

せっかく苦労して入力したデータが消えてしまった！？
いえいえそんなことはありません。これはこの条件に合わない行が非表示になっただけで、データそのものは消えていません。いつでも戻すことができます。下向き三角ボタンをもう一度クリックして「（すべて）」を選択すると元に戻ります。

絞り込み選択だけではありません

フィルタの機能は絞り込みだけではありません。こんなこともできます。

「昇順で並び替え」を選択するとデータが昇順（小さい順）に並び替えられます。年齢でやってみると、若い順に並び替えられます。

複雑な条件も設定できます

では次に、ドロップダウンリストから「（オプション）」をクリックしてみてください。

こんな「オートフィルタオプション」のウインドウが開きます。ここで抽出条件を設定してみましょう。

左上のボックスを「20」その右を「以上」とします。そして、その下のチェックリストは「AND(A)」にチェックを入れます。さらに、左下には「28」をそしてその右には「以下」とします。いずれもドロップダウンリストから選択できるのでマウスだけで間違いなく入力することができます。

これで20歳から28歳までの人を抽出することができます。

他にも「*」を使って任意の一文字を表すことができます。ちょっとわかりにくいかもしれませんが、名前で「山*」として抽出すると山田さんとか山本さんとか山井さんなど、山で始まる名前の方が抽出されます。「*山*」とすると途中に山を含む人（藤山さん等）も抽出されるようになります。「*」は何文字分にでも相当します（０文字も含めて）が、「？」はキッチリ1文字分になるというところが違います。「大？」とすると「大山」や「大川」はOKですが、「大河内」は×になります。うまく使い分けてください。

もう一度上のメニューから「データ（D）」→「フィルタ（F）」→「オートフィルタ（F)」とクリックすると、オートフィルタが解除され、右端の下三角ボタンが消えます。すべては元に戻るようですが、並び替えをしてしまったらオートフィルタを解除しても元の並び順には戻りません。もし必要ならバックアップを取っておいてから作業をしてください。

とっても手軽で便利なオートフィルタです。どんどん使ってみてください。

いいなもっと.com の Microsoft Office の小技 に戻る