差込印刷をやってみよう(Word)

差し込み印刷って？

手紙や案内文章を出すとき、宛名をそれぞれ変えて出すことってありませんか？本文はほとんど同じなのですが、宛名だけ（もしくは一部のデータだけ）が異なる文章をいちいち作っていませんか？
共通の部分だけを作っておいて、そこに変更するデータを別で用意してそれを差し込みながら印刷することができます。おぼえておくととっても便利な機能ですよ。

差し込み印刷にはいろいろなやり方があり、また日付やさまざまなデータも自動で挿入できるのですが、今回は一番基本的な部分を学習しましょう。

まずはデータを用意します

データの準備はエクセルがいいでしょう。表を作るのにはこれが一番ですからね。もちろん既存の表を使うこともできますよ。今回は例として、名前の一覧表を作ってみました。先頭の行はタイトルにしてあります。
これをわかる場所に保存しておきます。

つぎに本文を作ります

次にワードを開いて本文を作ってください。こんな感じですね。（左の図)
本文ができたら、差し込み印刷をするためのツールバーを表示させます。
手順は上のメニューから『ツール（T)』をクリック(1)。
開いたメニューから『はがきと差し込み印刷（E)』をクリック(2)。
そして『[差し込み印刷]ツールバーの表示(T)』とクリックします(3)。

差し込み印刷ツールバーが表示されたら、左から二つ目の『データソースを開く』アイコンをクリックしてください(4)。

『データファイルの選択』のウインドウが開きますから、先ほど保存したエクセルのファイルを指定し（5)、『開く（O）』ボタンをクリックします(6)。

続いて『表の選択』ウインドウが開きますから、表を選んで(7)、『OK』ボタンをクリックします。このとき先頭行がタイトルにしていない場合は、左下のチェックボックスのチェックを外してください。

読み込まれたデータを確認しよう

読み込まれたデータを確認してみます。こんどは[差し込み印刷ツールバー]の左から3つ目のボタン『差し込み印刷の宛先』をクリックします(8)。
すると『差し込み印刷の宛先』ウインドウが開きます。

ここで読み込まれたデータを確認してください。この文書を出す必要の無い宛先があれば、チェックマークをクリックし、チェックを外します。(9)
そうすればそのデータは差し込まれません。

読み込んだデータを本文に挿入しよう

読み込んだデータを本文に挿入してみます。まず最初にデータを挿入したい箇所を選択しておきます（10)。
次に、[差し込み印刷ツールバー]の左から6番目のボタン『差し込み印刷フィールドの挿入』ボタンをクリックします(11)。

すると『差し込みフィールドの挿入』ウインドウが開きますから、挿入したいデータを選んで(12)、『挿入(I)』ボタンをクリックします(13)。

今回は名前だけですが、住所とか、請求金額とか、会員番号とかさまざまざデータを挿入したい場合は、この操作を繰り返します。

差し込まれた文章を確認する

それではちゃんと挿入されたか確認してみましょう。今のままでは挿入した箇所に『<<名前>>』と表示されているだけかと思います。
そこで[差し込み印刷ツールバー]の『<<>>』に『ABC』と書かれたボタンをクリックしてください(14)。
すると本文にデータが差し込まれた状態で表示されます。レコード（データ）を変更するボタンをクリックして、他のデータもちゃんと差し込まれているか確認することができます(15)。

印刷してみよう

最後に印刷してみます。普通にプリンタの絵のボタンを押したのでは現在表示されているデータしか印刷されません。

そこで、[差し込み印刷ツールバー]の右のほうにあるプリンタの絵の書いた『プリンタに差し込む』ボタンをクリックします(16)。
これですべてのデータが差し込まれた状態で印刷されます。

ちょっと長かったので大変でしたが、やってみるとそれほど難しくはありませんよ。データベースソフトを使わなくてもパソコンについてきたエクセルとワードを連携させればこんな便利な使い方もできるのです。

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