ページ番号や作成日を自動で入れる(Excel)

このワークシートってどのファイルだったけ？

エクセルでワークシートをたくさん作っていると、時々どこに保存したかわからなくなることってありませんか？私はしょっちゅうです（笑）。そんなときのために私はワークシートの端っこにいつもファイル名を印刷するようにしています。こうすればすぐに探すことができますからね。

他にも自動でページ番号をつけたりできれば、枚数の多いワークシートを順番通りに並べることができますよね。こんなことも簡単にできます。

どうやってするの？

ページ番号やファイル名、作成日付や作成時間などをヘッダーかフッターに設定すれば用紙の余白の部分に指定したページ番号などが自動で計算されて印刷されます。ヘッダーに指定すれば用紙の上の方に、フッターに指定すれば用紙の下の方に印刷されます。では、さっそくやってみましょう。

まず上のメニューから『ファイル（F)』をクリックし(1)、ドロップダウンメニューから『ページ設定（U)』を選択します(2)。

すると『ページ設定』のウインドウが開きますから、『ヘッダー/フッター』タブを選択します(3)。
ここでヘッダーを編集したい場合は『ヘッダーの編集（C)』ボタンを、フッターを編集したい場合は『フッターの編集(U)』ボタンをクリックします(4)。今回は例として『フッターの編集(U)』でやってみましょう。

『フッター』というウインドウが開くので、順番に設定していきます。
ここには3つの入力枠があります。フッターの『左側』『中央』『右側』に相当しています。左側、右側はそれぞれ左寄せ、右寄せされます。また中央は自動でセンタリングされます。
そしてそれぞれの枠に項目を設定するには、最初にその枠をクリックします。すると文字入力状態になるので、そこに好きな文章を入れることができます。ちなみに画像を貼り付けることもできます。

では、中央部にページ番号を入れてみましょう。
中央部の枠内をクリックして、中央部を入力状態にします。そして入力枠のすぐ上にならんだボタンの中から左から2つめの『＃』がかかれているボタンをクリックします。これでページ番号が自動で挿入されました。続いてキーボードで『/』を打って表示させます。さらに『+』が二つ書いてあるボタンをクリックします。すると総ページ数が挿入されました(5)。
これで印刷すると一番下に　ページ数/総ページ数　が印刷されるようになります。もちろんページ数、総ページ数にはそれに対応する数値が入ります。

今度は左側にファイル名を入れてみましょう。
さきほどと同じように左の入力枠の枠内をクリックして、編集を左の枠に移します。
そこで左から6番目のフォルダの絵のついたボタンをクリックします。続いてその隣のエクセルのアイコンの書いてあるボタンもクリックしてください。これでファイルのあるフォルダとファイル名が挿入されました(6)。
ついでにシート名も印刷したい場合はそのまた隣のボタンをクリックすればOKです。それぞれの項目の間にスペースとかを入れたければキーボードから入力すれば挿入できます。

最後に右側の入力枠に日付と時刻を挿入します。
やりかたはまったく同じで、今度は左から4番目と5番目のボタンを使います。簡単ですね(7)。
ちなみに、右から二番目のボタンを使えば画像が挿入できます。会社のロゴマークとかを入れることもできますよ。

設定が終了したら『OK』ボタンを押して、『フッター』ウインドウを閉じます。そしてもう一度『OK』ボタンを押して、『ページ設定』ウインドウも閉じてください。これで設定終了です。

同じようなことが Word でもできます

同じように Microsoft Word でもヘッダーやフッターを指定して自動で日付やページ番号を入れることができます。でもやり方が少々違うのでこれはまた次回説明します。

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